Privacybeleid

Astrodesk is praktijksoftware voor astrologen. Daar gaan gegevens doorheen van twee soorten mensen: van jou als astroloog, en van je cliënten. Hieronder staat per soort wat er bewaard wordt, waar het staat en wie erbij kan — inclusief het ene geval waarin dat iemand anders dan jij is.

Wie dit beheert

Astrodesk wordt gemaakt en beheerd door EZ-ICT BV, een Belgische vennootschap, onder de naam Voltaxis. Ondernemingsnummer BE 0791.706.278. Vragen over dit beleid of over je gegevens: info@voltaxis.be.

Voor de gegevens van je cliënten ben JIJ de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Jij bepaalt wat je over een cliënt bijhoudt en hoe lang; wij bewaren het namens jou en doen er niets anders mee.

De dossiers van je cliënten

Alles wat je in het programma over een cliënt vastlegt — naam, geboortegegevens, adres, notities, consultaties, facturen — wordt op jouw eigen toestel versleuteld voordat het naar onze server gaat. Op die server staat het als onleesbare brij. Wij kunnen het niet openen, en wie onze server zou binnendringen evenmin.

De sleutel daarvoor zit achter twee sloten tegelijk: je wachtwoord en een sleutelbestand dat je bij het aanmaken van je account krijgt. Je hebt ze allebei nodig. Wie alleen je wachtwoord raadt, komt er niet in; wie alleen je sleutelbestand bemachtigt, ook niet.

De noodweg, en waarom dit geen end-to-end-versleuteling heet

Er is één manier waarop iemand anders dan jij je dossiers kan openen, en we leggen hem hier uit in plaats van hem te verzwijgen.

Van je sleutel wordt een tweede, afgesloten kopie bewaard. Die is dichtgedaan naar een publieke sleutel van Voltaxis, waarvan de bijbehorende privésleutel NIET op de server staat — hij wordt los daarvan bewaard. De server die je dossiers heeft, kan de kopie dus niet openen; alleen wij kunnen dat, en alleen met die aparte sleutel erbij.

Waarom dit bestaat: zonder die kopie is een vergeten wachtwoord of een verloren sleutelbestand het definitieve einde van je dossier. Niet "even opnieuw instellen", maar weg. Voor een praktijk met jaren aan consultaties erin vonden we dat geen aanvaardbare uitkomst.

Wat dat betekent, onomwonden: dit is géén end-to-end-versleuteling. Een dienst die je gegevens werkelijk nooit kan lezen, kan je ook nooit helpen als je de sleutel kwijt bent. Wij hebben voor het tweede gekozen, en daarom hoor je het hier te lezen en niet ergens in de kleine lettertjes.

Wanneer we die weg gebruiken: alleen op jouw uitdrukkelijke verzoek, nadat we hebben vastgesteld dat jij het bent. Niet uit onszelf, niet voor onderhoud, niet om te kijken of iets werkt. We laten het je achteraf weten.

Wil je dit niet, vraag ons dan de bewaarkopie te verwijderen en bewaar je sleutelbestand zelf op twee plekken. Dan kan niemand buiten jou er nog bij — en is een verloren sleutel ook werkelijk onherstelbaar. Die afweging is aan jou.

Wat er wél leesbaar op onze server staat

Niet alles kan versleuteld, want sommige dingen moet de server zelf kunnen lezen om te werken. Dit is de volledige lijst:

• Je e-mailadres — om je aan te melden en je te bereiken.
• Je aanmeldingen — welke browser en welk besturingssysteem, en wanneer voor het laatst. Zodat je vreemde aanmeldingen kunt zien.
• Je boekingen, en wat de cliënt op het formulier invulde — tijdstip, duur en prijs van de afspraak, en daarnaast zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel bericht. Vult hij daarna het intakeformulier in, dan komen daar zijn geboortedatum, geboortetijd en geboorteplaats bij, zijn adres, en de vraag die hij wil bespreken.
• Je abonnement — welk plan, tot wanneer, en de betalingen die erdoor gingen.
• Meldingen die je instuurt — als je ons een probleem of idee doorgeeft, staat die tekst leesbaar bij ons. Dat zegt het scherm ook voordat je begint te typen.

Hoeveel dossiers je hebt, weten we wel — tellen kan zonder lezen. Wat erin staat niet.

Waarom de boekingsgegevens er anders voor staan

Dit is de tweede plek waar de versleuteling niet reikt, en ook die verzwijgen we niet.

Een boekingsformulier draait in de browser van een bezoeker die geen account heeft en dus geen sleutel. Wat hij intikt kan daar niet versleuteld worden; het komt leesbaar bij ons binnen. Zodra jij het in een dossier opneemt en dat dossier bij ons is aangekomen, gooit de server zijn leesbare kopie weg: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht en alle intakegegevens. Wat blijft staan is de afspraak zelf — datum, uur, duur, dienst en prijs — want die moeten we aan je andere toestellen kunnen geven, en ze zegt niet wie iemand is.

Voor een astrologiepraktijk is dat geen onschuldig lijstje: de vraag die iemand wil bespreken, staat erbij. Wie hier scherper in wil staan, kan de cliënt het intakeformulier overslaan en de gegevens bij het consult zelf invullen — dan passeren ze onze server nooit in leesbare vorm.

Wie het nog meer ziet

Zo weinig mogelijk partijen, en alleen waar het niet anders kan:

• Mollie (Nederland) handelt de betaling van je abonnement af. Zij zien je betaalgegevens; wij niet. Wij bewaren alleen dat er betaald is, hoeveel en wanneer.
• De server waarop Astrodesk draait, staat bij een hostingpartij binnen de Europese Unie.
• Je boekhoudpakket, als je de koppeling aanzet. Dan gaan je facturen daarheen — op jouw initiatief en naar jouw eigen account.

Geen advertentienetwerken, geen bezoekersstatistieken, geen meeluisterende scripts. Deze website haalt niets bij derden op: geen lettertypes, geen beeld, geen scripts van elders. Wat je laadt komt van astrodesk.net en verder nergens vandaan.

Koekjes en wat er in je browser blijft staan

Deze website zet geen koekjes en meet geen bezoek. Je taal- en weergavekeuze blijven in je eigen browser staan en gaan nergens heen.

In het programma zelf blijft meer in je browser: je dossiers staan er, zodat je zonder internet kunt doorwerken. Dat is opslag op je eigen toestel, geen koekje en geen meting. Meld je af op een gedeelde computer en het gaat eraf.

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Zeg je op, dan verwijderen we je gegevens binnen dertig dagen — inclusief de bewaarkopie van je sleutel. De dertig dagen zijn er voor het geval je je bedenkt; daarna is het onomkeerbaar.

Facturen vormen de uitzondering: die moeten we zeven jaar bijhouden, want dat is wat de Belgische wet van ons vraagt.

Je rechten

Je kunt je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen of meenemen naar elders. Een verzoek stuur je naar info@voltaxis.be; we antwoorden binnen een maand. Ben je het oneens met hoe we ermee omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Is het jouw cliënt die iets wil laten verwijderen: die moet bij jou zijn, niet bij ons. Wij kunnen zijn dossier niet openen en dus ook niet vinden.

Als er iets misgaat

Bij een datalek dat jou raakt, laten we het je weten zodra we weten wat er gebeurd is — en we melden het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de 72 uur die daarvoor staat. Wat er precies gelekt is, vertellen we erbij, ook als dat slecht nieuws is.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan dit beleid, dan melden we dat in het programma zelf en niet alleen door deze pagina stil te herschrijven.

Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026